发布者：旷远集团
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近日，一则关于墨尔本洲际酒店“宴会取消，酒店却拒不退钱！墨尔本公司一怒之下喊来了100个流浪汉”的新闻在酒店圈引起轩然大波，读者纷纷表示这是本年度最棒的一次营销，也有读者表示，感受到了比夏天更加温暖的真情。那么，在透过这些让人温暖、敬佩的场景之余，从专业角度来品评一下这条让人感到近乎“冷血”的条款，不为谁辩护，只为客观公正，或者，权当是带给所有酒店同仁的牢骚一份。
墨尔本洲际酒店坚持要严格按照预定条款来执行，一周内取消宴会也要扣掉全款，这正是我们酒店在签署团队合同时的重要条款之一。接受团队预定是一项复杂的工作，为了保障酒店和团队方双方的利益，一份完整有效的团队合同必不可少，下面小编就为大家列举几项团队合同中的重要条款，大家可以参照看看自己的酒店有没有考虑周全呢？
1. 修改和取消政策
团队用房、宴会会议和餐饮都需要提前针对人数作出安排，酒店应该在合同中明确规定各个时间节点的取消政策。
例如：提前30天可以修改或取消团队整体用房数量的50%，提前15天可以修改或取消20%，提前7天可以修改或取消10%，提前3天至当天的取消和修改均需缴纳取消费用。
如果不对团队人数进行约束，出现预定100间但实际到店50间的情况，那酒店空出的房间不就损失了吗？如果团队可以提前确定最终人数/房间数，酒店也可以在入住日期来临之前把剩余的房间售卖出去，减少损失。
2.修改机会
在商定团队合同时，酒店不光需要与团队方明确最终确定人数/房间数的时间点，还需要对一些细节的修改时间和次数做明确规定，比如到店日期，宴会菜单，房型，宴会摆台等信息。这样可以有效避免因多次修改而耗费的人力和时间成本。
3. 预备方案
有时团队人数浮动较大，酒店需要提前与团队方商讨备用方案。比如订200人的会议，留出20个备用座位，这样可以更加灵活的应对突发状况。
4. 预付金条款
团队生意占用酒店资源较多，为了保障酒店利益，有时需要团队方预付部分款项或者定金。预付金的多少和预付时间都需要提前列入团队合同中去，以减少不必要的纠纷。
例如接受团队预定时按预计消费金额的20％收取定金，入住前一周收取预计消费金额的50％预付金，在活动前共计预收70%。
5. 违约金条款
接受团队预定可能产生散客被置换的风险，因此团队合同的取消规则和违约金条款都是非常重要的自我保护手段。同时，违约金的收取比例应该与距离入住日期的远近相关联。
例如提前30天取消扣除20%违约金，提前15天扣除50%违约金，提前7天扣除70%，一周内不可取消。
当然了，上面几项条款的制定还需要根据淡旺季的不同而适当调整。旺季可以严格一些，淡季可以放宽一些。
除了在繁琐的团队合同条款中对预定加以限制，其实在接受团队之前酒店就应该慎重考虑要不要接受团队预定。
我们可能有这样的疑问：手头上预定不多的时候，面对一单团队生意，为什么要拒绝呢？
团队置换研究的正是这个问题。虽然此时在手预定可能不高，但是团队预定的是未来一个日期，这就需要我们的收益经理通过科学的数据分析手段以及市场需求趋势对未来出租率进行预测。如果预测的出租率很高，那么接下这个团队生意势必要在未来拒绝掉一部分散客。
如果接下团队，收益经理需要对比团队总收入与被置换的散客收入，给出对酒店更为有利的团队报价。团队带来的收入包括住宿、会议、餐饮等多方收益，需要乘以不同部门的利润率再求和，得出团队总收入。同理算出因为接下团队而置换掉的散客预测收入。在与团队进行谈判的时候，收益经理应该通过这样的团队置换计算出酒店的底价，低于这个价格我们就需要好好考虑考虑，到底“要不要接”了。
团队置换的计算很大程度上取决于散客需求预测的准确性， Revenue Plus以其独有的数据科学，集市场需求和消费者行为大数据为一体，结合酒店小数据大大提高了预测的准确性。同时辅以专业的团队置换计算模型，最大程度地简化计算过程，帮助酒店更快判断团队的价值。
编者按：墨尔本洲际酒店严格的遵守了与团队方签署的合同条款，拒绝免费取消保护了自己酒店的利益。同时，又全力配合团队方的爱心活动，不仅免费升级套餐招待流浪人士，还为儿童安排酒店参观，提供机会让他们学会谋生，处处体现酒店的关爱。作为酒店人士，我们给这样的酒店点赞！（摘自众荟）
